O que levar em conta ao contratar um software para exportação?

Conheça os pontos essenciais ao escolher um software para exportação 

A exportação permite às empresas expandir seus mercados e aumentar suas receitas. No entanto, a rotina dos bastidores do processo de exportação é repleta de desafios: estar atento a regulamentação nacional e internacional, vários órgãos anuentes envolvidos no processo, documentos para preencher com informações detalhadas sobre o produto (NCM, descrição, peso, quantidade), risco de falhas humanas prejudicarem os prazos de embarque e a lista vai ficando cada vez mais extensa…

Um sistema para simplificar o dia a dia da operação seria uma boa ideia, não é mesmo?

Por isso, preparamos este artigo para você exportador 😉 

Nele contém os principais fatores a serem considerados ao contratar um software para exportação, vamos lá!

Necessidades da empresa

Antes de escolher um software para exportação, é essencial entender as necessidades específicas da sua empresa. 

Avalie os processos atuais de exportação, identifique os pontos fracos e determine quais funcionalidades são mais importantes. Isso pode incluir a gestão de documentos, conformidade regulatória, rastreamento de remessas, comunicação com parceiros comerciais, e análise de dados. 

Ao entender suas necessidades, você pode escolher um software que atenda a essas exigências e melhore a eficiência de suas operações de exportação.

Funcionalidades do software

O software para exportação deve oferecer uma ampla gama de funcionalidades para atender às necessidades da sua empresa. Algumas das principais funcionalidades a serem procuradas incluem:

-Gestão de documentos: 

Capacidade de criar, gerenciar e armazenar documentos essenciais de exportação, como faturas comerciais, packing list, etc.

-Conformidade:

Ferramentas para garantir que todas as operações de exportação estejam em conformidade com as regulamentações internacionais e locais.

-Rastreamento de remessas:

Funcionalidades para rastrear o status do embarque e fornecer atualizações sobre as etapas do processo.

-Comunicação com parceiros comerciais:

Ferramentas para facilitar a comunicação e a colaboração com fornecedores, transportadoras e clientes.

-Análise de dados:

Capacidade de coletar e analisar dados relacionados às operações de exportação para identificar tendências, otimizar processos e tomar decisões.

Integração entre sistemas

A integração entre sistemas é outro fator importante ao selecionar um software para exportação. 

O software deve ser capaz de se integrar com outros sistemas utilizados pela sua empresa, como sistemas de gestão empresarial (ERP), sistemas de gestão de transporte (TMS) e sistemas de gestão de armazéns (WMS). 

A integração entre sistemas permite a troca de informações em tempo real, elimina a necessidade de inserção manual de dados e melhora a eficiência operacional.

Certifique-se de que o software para exportação ofereça APIs abertas ou outras ferramentas de integração para facilitar a conectividade com seus sistemas existentes.

Facilidade de uso

A facilidade de uso também deve ser considerada ao escolher um software para exportação. 

O software deve ter uma interface intuitiva e fácil de navegar, para que os usuários possam realizar suas tarefas de maneira eficiente e sem complicações. 

Além disso, o software deve oferecer recursos de treinamento e suporte ao usuário para ajudar sua equipe a se familiarizar com o sistema e utilizá-lo de maneira eficaz.

Suporte e atendimento ao cliente

O suporte e atendimento ao cliente fazem a diferença ao selecionar um software para exportação. 

Certifique-se de que o fornecedor do software ofereça suporte técnico confiável e esteja disponível para ajudar a resolver qualquer problema que possa surgir. 

Verifique as opções de suporte oferecidas, como suporte por telefone, e-mail e chat ao vivo, e considere a disponibilidade de suporte 24/7 se sua empresa operar em diferentes fusos horários. 

Além disso, leia avaliações e depoimentos de outros clientes para avaliar a qualidade do suporte e atendimento ao cliente fornecido pelo fornecedor do software.

Custo-benefício

O custo do software para exportação também deve ser considerado, mas não deve ser o único critério de seleção. 

Avalie o custo-benefício do software, levando em conta as funcionalidades oferecidas, a facilidade de uso, o suporte ao cliente e a capacidade de integração. 

Considere também os custos associados à implementação do software, como treinamento, personalização e manutenção. 

Escolher um software com um bom custo-benefício pode ajudar sua empresa a economizar tempo e recursos a longo prazo, melhorando a eficiência das operações de exportação.

Segurança e conformidade

A segurança é uma preocupação fundamental ao selecionar um software para exportação. 

Certifique-se de que o software ofereça robustas medidas de segurança para proteger os dados da sua empresa e garantir a conformidade com as regulamentações de privacidade e proteção de dados. 

Verifique se o software utiliza criptografia para proteger as informações sensíveis e se está em conformidade com as normas internacionais de segurança, como ISO 27001.

Além disso, o software deve fornecer controles de acesso para garantir que apenas usuários autorizados possam acessar e modificar os dados.

Escalabilidade

A escalabilidade também deve ser um dos pontos a serem analisados ao escolher um software para exportação. 

O software deve ser capaz de crescer junto com sua empresa e acomodar um aumento no volume de operações de exportação sem comprometer a eficiência ou a qualidade do serviço.

Verifique se o software oferece opções de escalabilidade, como a capacidade de adicionar novos usuários, integrar novos módulos e expandir a capacidade de armazenamento.

Avaliações e testes

Antes de tomar uma decisão final, é recomendável ler avaliações e depoimentos de outros clientes que utilizaram o software para exportação. 

Isso pode fornecer informações valiosas sobre a experiência de outros usuários e ajudar a identificar potenciais problemas ou limitações do software. 

Além disso, muitos fornecedores de software oferecem demonstrações gratuitas ou períodos de teste para que você possa experimentar o software antes de comprá-lo. 

Aproveite essas oportunidades para testar o software em um ambiente real e avaliar se ele atende às necessidades da sua empresa.

E por que podemos falar com propriedade sobre o assunto?

A ACITEC – Associação Comercial e Industrial do Paraná, dentre outro serviços, faz a emissão do Certificado de Origem por meio de um sistema exclusivo e inovador, o COMEFEX.

Sendo assim, de sistemas nós entendemos, e não apenas do ponto de vista de quem desenvolve um sistema, mas também da perspectiva de quem utiliza, pois estamos diariamente em campo auxiliando nossos clientes a fazer a integração de seus processos e sistemas ao COMEFEX para facilitar a emissão do documento.

Se você se interessou em saber mais sobre o sistema de emissão de Certificados de Origem da ACITEC, confira este artigo:

Benefícios em emitir seu certificado de origem com a ACITEC

Por fim, queremos dizer que a contratação de um software para exportação pode trazer inúmeros benefícios para sua empresa, melhorando a eficiência operacional, garantindo a conformidade regulatória e facilitando a comunicação com parceiros comerciais. 

Desejamos boa sorte neste processo de escolha e se precisar de um sistema para facilitar a emissão de seus certificados de origem, conte com a ACITEC 😃